Assistent:in der Head of Research 80 – 100%

Das Schweizerische Tropen- und Public Health-Institut (Swiss TPH) ist ein weltweit renommiertes Institut auf dem Gebiet der globalen Gesundheit mit besonderem Fokus auf Länder mit niedrigen und mittleren Einkommen. Assoziiert mit der Universität Basel, verbindet das Swiss TPH Forschung, Lehre und Dienstleistungen auf lokaler, nationaler und internationaler Ebene. Rund 1'000 Personen aus 96 Ländern arbeiten am Swiss TPH in Bereichen wie Infektionskrankheiten und nicht-übertragbare Krankheiten, Umwelt, Gesellschaft und Gesundheit sowie Gesundheitssysteme und -programme.

Zur Unterstützung unserer neuen Departementsleiterin Research suchen wir per 1. August 2026 oder nach Vereinbarung eine:n Assistent:in der Head of Research (80 – 100%).

Bei uns können Sie Ihre Organisationsstärke in ein internationales Forschungsumfeld mit viel Wirkung einbringen. Neben administrativer und organisatorischer Entlastung der Departementsleiterin Research (400 Staff) koordinieren Sie zentrale Prozesse und tragen dazu bei, dass globale Gesundheitsprojekte effizient vorangetrieben werden. Die personelle Führung der 7 Assistent:innen des Research Admin Teams ergänzt diese spannende Rolle in unserem Institut.

Ihre Aufgaben

• Terminkoordination mit internen und externen Partnern, Agendaführung der Departementsleiterin sowie Organisation von Meetings, Anlässen, Workshops und kleineren Events
• Verantwortung für die Erledigung von allgemeinen administrativen Arbeiten: Protokollführung, Korrespondenz, Spesenmanagement, Rechnungen, Pflege von Adressendatenbanken
• Erstellen und Einholen von Entscheidungsgrundlagen für Briefings, Reports, strukturierte Übersichten, Budgets sowie Monitoring
• Koordination der Betreuung von 35 Forschungsgruppenleitenden
• Organisation, Vor- und Nachbereitung der Forschungskonferenzen (Research Council und Senior Research Council) sowie des wöchentlichen Research Plenary
• Koordination der Zusammenarbeit mit den weiteren Departementen des Swiss TPH

Ihr Profil

• Mindestens 5 Jahre Erfahrung als Assistent:in, von Vorteil auf Direktionsebene
• 3-5 Jahre Führungserfahrung und gute Delegationsfähigkeiten
• Ausgezeichnete mündliche wie schriftliche Deutsch- und Englischkenntnisse, gute Französischkenntnisse sind von Vorteil, zudem starke transkulturelle Kompetenz
• Ausgeprägte selbständige Arbeitstätigkeit, grosses Verantwortungsbewusstsein, Stärke im Priorisieren und hohe Flexibilität bei kurzfristigen Anfragen, ohne den Qualitätsanspruch aus den Augen zu verlieren
• Dienstleistungsorientierte, kritische, innovative und vorausschauende Persönlichkeit mit sehr guten Umgangsformen (höchste Verlässlichkeit und Diskretion), hoher Belastbarkeit sowie teamorientierter Wesensart
• Hervorragende Kenntnisse von MS Office sowie schnelle Auffassungsgabe für neue IT-Tools

Wir bieten Ihnen

• Die Möglichkeit, an der sinnstiftenden Mission eines international renommierten Instituts für globale Gesundheit mitzuwirken
• Ein unterstützendes, kollegiales und multikulturelles Arbeitsumfeld
• Einen modernen Arbeitsplatz in unserem Hauptsitz in Allschwil, im Zentrum eines führenden Life-Sciences- und Biotech-Clusters
• Möglichkeiten zur Zusammenarbeit mit Fachpersonen aus verschiedenen Disziplinen und Karrierestufen
• Vielfältige Angebote zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung
• Attraktive Arbeitsbedingungen, die je nach Funktion auch Remote Work und flexible Arbeitszeitgestaltung umfassen

• CV
• Motivationsschreiben inkl. Name und Kontaktangaben (E-Mail und/oder Telefonnummer) von 1 – 2 Referenzpersonen
• Zertifikate und Arbeitszeugnisse